Vous êtes susceptible d’être envoyé sur site du Lundi au Vendredi sur la plage horaire de 06h30 à 21h00
Si vous n’êtes pas déclenché, vous n’êtes pas tenu de rester chez vous, mais il est impératif que vous restiez joignable et opérationnel à toute heure de la journée.
En tant qu’employé Polyvalent Multi-sites dit « Abeille », vos missions et attributions varient selon les sites sur lesquels vous serez amenée à intervenir, et sont notamment les suivantes :
Intervention urgente de remplacement de personnel, sur les sites dans le cadre d’une prestation d’accueil en Entreprise et de services généraux, ou de toutes autres missions connexes
Intervention d’une à plusieurs journées
Communication étroite avec la Responsable Hiérarchique (Responsable Client)
Ouverture et fermeture de site
Missions opérationnelles des services généraux (reprographie, Factotum, manutention, petits déménagements, conduite de véhicules – permis B, courrier, petits bricolages et travaux administratifs, courses, entretien de véhicules, etc)
Création de badges
Réservation de places de parking
Dispatching et affranchissement du courrier
Billetterie
Suivi de la facturation (envois internationaux, commandes de courses, billetterie, taxis)
Diverses taches administratives (frappe, commande de fournitures...etc.)
Reporting des activités
Et toutes missions entrant dans le cadre des activités de la convention collective 3301 des prestataires de services aux entreprises, et susceptibles d’enrichir le poste.
Gestion
Gestion des Espaces d’Accueil (journaux, bombonnes d’eau.etc.)
Gestion du des salles de réunion (préparation des pauses, des déjeuners, des cafés, etc)
Gestion du matériel mis à disposition
Gestion des livraisons
Gestion des envois internationaux
Gestion des coursiers
L'accueil des visiteurs
Vous devez impérativement vous lever pour accueillir chaque visiteur!
Connaissance de l’identité de son visiteur :
Demandez le nom du visiteur. Il indique souvent lui-même l’objet de sa visite. Et nom de la société
Notez toutes les informations sur le registre prévu à cet effetSi l’accueil ne dispose pas d’un registre de visiteurs
Gestion des pièces d’identité. (PI)Veillez à ranger la PI au bon emplacement. Au moment de rendre la PI, procédez à une double vérification (le visiteur doit également vérifier qu’il s’agit bien de sa PI).
Rédaction du badge d’accèsAssurez-vous de noter l’orthographe exacte du nom du visiteur.
Indiquez l’espace d’attente:« Je vous en prie installez-vous ! »
Gérer le temps d’attente de vos visiteurs.Au bout d’un quart d’heure environ, proposez à votre interlocuteur de rappeler le résident.
Accueil simultané visiteur / téléphoneLe téléphone est prioritaire sur le visiteur. Établissez malgré tout un contact visuel avec le visiteur.
L'accueil téléphonique
Téléphoner est un acte physique ! On ne vous voit pas, mais on vous imagine !
Réception d’appels simultanés
Accueillez tous les appels, mais ne gérez qu’un seul appel à la fois.
Après avoir accueilli tous les appels, revenez au premier appel mis en attente.
Si vous êtes déjà en ligne, communiquez sur ce que vous allez faire :
« Pardonnez-moi, j’ai un autre appel, je vous fais patienter un court instant »
Si vous mettez votre appel en attente pour rechercher le numéro de poste, reprenez contact avec votre interlocuteur avant le transfert
Transfert de ligne avec annonceN’hésitez pas à faire répéter ou épeler le nom de la personne qui est en ligne afin de le communiquer de façon précise.
La ligne est occupéeCommuniquez sur le fait que la ligne est occupée et proposez une mise en attente (ne jamais l’imposer) ou une prise de message.
Toujours proposer une alternative positive.
« Bonjour monsieur, M. Untel a effectué un transfert de ligne sur le standard, c’est la raison pour laquelle vous ne parvenez pas à le joindre. Il est en réunion/ rendez-vous extérieur/ en déplacement »