GUIDE DE PROCEDURE
Le guide de procédure doit toujours rester à portée de main. Si vous venez sur un site sans y être formé, le guide de procédure sera toujours présent pour vous guider. Il est remis à jour régulièrement avec l’aide des agents titulaires et du Responsable de sites.
MAIN COURANTE
Utilité:
- Ne pas perdre d’information
- Faciliter la prise de relais entre les collaborateurs à temps partiel
Fonctionnement :
- Une case par évènement, noter la date
- Noter les absences programmées ou non des résidents.
- Noter les différentes tâches programmées de la journée
- Noter vos incidents techniques
- Noter toutes vos remarques, questions…
Avertissement :
Aucun avis personnel (sur le site client, sur le personnel interne..) ne doit être inscrit dans le cahier.
CARNET NOTES ABEILLES
Toujours avoir un petit cahier sur soi. Pour y noter les différents mots de passes, nom d’utilisateurs de chaque site etc.
DES REGISTRES
L’usage des différents registres est impératif.
Le registre des visiteurs
En cas d’incendie, il vous permet de recenser toutes les personnes présentes sur le site.
Le registre des plis (envoi et réception)
Il permet de garder une trace de l’ensemble des plis transitant par l’accueil en cas de conflit ou de perte en interne.
Ne pas oublier de noter :
- L’heure de chaque action
- Le nom des personnes demandeur ou expéditeur
- Le nom des personnes ayant pris en charge le pli, voir même de lui faire signer le registre.
Le registre des taxis
Il permet d’enregistrer et d’organiser les réservations de taxi.
N’oubliez pas d’identifier le nom du demandeur et du destinataire (parfois différents).
Le registre des réservations de salle de réunion
Il peut vous permettre d’être informé sur le planning des collaborateurs.
Noter la demande de salle de manière très précise : nombre et noms des participants, objet de la réunion.
D’autres registres pourront vous être proposés à votre demande ou en fonction des attentes du client. Le renseignement de ces registres doit être rigoureux.
UN PLAN DE PRÉVENTION
Le plan de prévention est un document rédigé par l’encadrement Pluri’elles et le client. Il identifie tous les risques théoriques liés à votre activité chez le client et les consignes de sécurité à respecter.
CONSIGNES DE SECURITE
Toujours avoir en tête les différentes consignes de sécurité :
- Consignes d’évacuation
- Lieu de rassemblement
- Contact client et/ou agent de sécurité à appeler en cas d’incident sécurité (ex : malaise d’un visiteur…) En cas de doute, contacter votre Responsable Client qui est en charge du suivi du Plan de Prévention.